Reiten: die digitale Stallverwaltung für Reitanlagen

Die digitale Pferdeakte bündelt Stammdaten, Beteiligte, Versorgung, Box und Futterplan an einer Stelle. Statt in Ordnern, Whiteboards und WhatsApp-Verläufen zu suchen, sehen Stallteam und Einsteller denselben aktuellen Stand. Jede Änderung ist nachvollziehbar und bleibt dauerhaft dokumentiert.

An einem Pferd hängen selten nur eine Person: Besitzer, Reitbeteiligung und Pfleger werden jeweils mit eigener Rolle und eigenem Zeitraum hinterlegt. So ist immer klar, wer eintragen darf, wer informiert wird und wer am Monatsende die Rechnung bekommt, auch wenn die Reitbeteiligung im Sommer wechselt.

Jeder Betrieb pflegt seinen eigenen Katalog an Versorgungsarten, von der Wurmkur über das Longieren bis zum Weidegang mit Zusatzfütterung. Zu jeder Leistung gehören Preis und Steuersatz, sodass sie später ohne Nacharbeit in der Abrechnung landet. Eine mitgelieferte Vorlage nimmt euch die erste Einrichtung ab.

Jede Maßnahme wird als Eintrag im Zeitstrahl des Pferdes festgehalten, mit Datum, ausführender Person und Menge. Der Zeitstrahl beantwortet die typischen Stallfragen sofort: Wann war der Schmied da, wann lief die letzte Wurmkur und wer hat die Medikamente gegeben.

Gesundheitsereignisse wie Impfungen, Behandlungen und Medikationen laufen im selben Zeitstrahl wie die Serviceleistungen, folgen aber eigenen Rechten. Über eine Einstellung legt der Betrieb fest, wie weit die Gesundheitsdaten sichtbar sind, damit sensible Informationen nicht im ganzen Stall kursieren.

Regelmäßige Leistungen wie Hufbearbeitung alle acht Wochen oder die tägliche Zusatzfütterung werden einmal als Dauerauftrag hinterlegt. Das System schreibt die anstehenden Termine täglich fort, sodass niemand daran denken muss, den nächsten Durchgang von Hand nachzutragen.

Steht ein Versorgungstermin an, entsteht daraus automatisch eine Aufgabe im Aufgabenmodul. Das Stallteam arbeitet die offenen Punkte des Tages in einer einzigen Liste ab und der Betrieb sieht jederzeit, was noch aussteht.

Erledigte Maßnahmen werden mobil mit einem Tipp gemeldet. Der Eintrag wird dokumentiert, die zugehörige Aufgabe geschlossen und die Leistung für die Abrechnung vorgemerkt, alles aus derselben Aktion heraus, ohne Rückkehr ins Büro.

Tierärzte, Hufschmiede, Physiotherapeuten und Zahnärzte werden zentral hinterlegt und an den Versorgungseinträgen vermerkt. So ist bei jeder Behandlung dokumentiert, wer sie durchgeführt hat, und die richtige Nummer ist im Notfall in Sekunden gefunden.

Mehrere Ställe, Gebäude oder Bereiche mit ihren Boxen bilden die Anlage im System ab. Jede Box trägt ihre Nummer, ihre Eigenschaften und ihre Monatsmiete, sodass Belegung, Rundenlisten und Abrechnung auf denselben Daten aufsetzen.

Die Belegung zeigt für die ganze Anlage, welches Pferd in welcher Box steht und seit wann. Der Verlauf bleibt vollständig erhalten, auch für längst abgegangene Pferde, und beantwortet Rückfragen zu vergangenen Monaten ohne Suchen in alten Unterlagen.

Der Abgang eines Pferdes wird mit einem festen Datum geplant. Zieht ein Pferd aus, endet seine Box zum vereinbarten Tag und der Nachfolger kann bereits vorher eingetragen werden. So bleibt keine Box unnötig blockiert und der Belegungsplan stimmt auch für die kommenden Wochen.

Der Betrieb legt seine Fütterungsrunden fest, etwa Morgen, Mittag und Abend, und pflegt den Katalog der Futterarten mit Einheit und monatlichem Zuschlag. Damit ist die Grundlage für Rationen, Rundenlisten und Abrechnung einheitlich definiert.

Die Ration eines Pferdes wird als Fassung mit Gültigkeitszeitraum geführt. Eine Änderung schließt die laufende Fassung ab und hängt die neue an, die alte bleibt vollständig erhalten. Damit ist jederzeit nachvollziehbar, was ein Pferd zu welchem Zeitpunkt tatsächlich bekommen hat, was bei Futterumstellungen und Tierarztfragen den Unterschied macht.

Für jede Fütterungsrunde entsteht eine Liste über die ganze Anlage, sortiert nach Stall und Boxennummer. Sie ist am Handy nutzbar und lässt sich ausdrucken, sodass auch Aushilfen ohne Einarbeitung die richtige Ration an der richtigen Box abgeben.

Die Abrechnung fasst Boxenmiete, Versorgungsleistungen und Futterzuschläge eines Monats je Einsteller zusammen. Die Vorschau zeigt vorab genau das Ergebnis, das der Lauf erzeugen würde, sodass Unstimmigkeiten vor dem Rechnungsversand auffallen und nicht danach.

Der Abrechnungslauf erzeugt pro Einsteller eine Rechnung im Rechnungsmodul und markiert die abgerechneten Positionen, damit nichts doppelt berechnet wird. Boxenmiete wird im Voraus, Versorgung und Futter rückwirkend abgerechnet, jeweils mit eigenem Zeitraum in der Position.

Beim Erfassen einer Leistung wird der gültige Preis festgehalten. Passt der Betrieb den Katalog später an, bleiben abgeschlossene Monate unverändert. Das erspart Diskussionen mit Einstellern über Beträge, die sich rückwirkend bewegt haben.

Die Rechte trennen den Stallbetrieb sauber: Wer Aufgaben abhakt, sieht deshalb noch keine Beträge, und wer die Rechnung bekommt, darf deshalb nicht am Futterplan schrauben. Verwaltung der Anlage, Tagesgeschäft und Finanzen liegen jeweils in eigenen Rechtefamilien.

Stallteam und Einsteller greifen über die Sportision App auf Pferdeakte, Versorgung und Kosten zu. Eingetragen wird dort, wo die Arbeit passiert, in der Stallgasse und auf dem Hof, und nicht abends aus dem Gedächtnis am Bürorechner.