Datenschutz

Datenschutz-Info für unsere Vereinsmitglieder !

(Welche persönlichen Daten erheben wir und was machen wir damit?

1. Rechtsgrundlage, Grundsätze:

Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) der EU und Bundesdatenschutzgesetz.

Satzung, Beitrags- und Ehrenordnung des TVB und der TG . (siehe Homepage: www.tvbiberach.de und www.tg-biberach.de)

Der TVB erhebt und verwendet persönliche Daten über seine Vereinsmitglieder, Kursteilnehmer nur für seine eigenen, vereinsinternen Zwecke und soweit dies für den Spielbetrieb (Wettkampfspiele, Turniere etc.) im Sinne des WTB bzw. DTB notwendig ist.

Vereinsmitglieder (m/w) stimmen zu, dass von Ihnen Bildaufnahmen für vereinsinterne Belange, z.B. Zeitungsberichte und Mitteilungen im Internet, gemacht werden.

Grundsätzlich werden vom TVB keine personenbezogenen Daten von Vereinsmitgliedern an „Dritte“ weiter gegeben. Die Ausnahme ist, wenn eine ausdrückliche Zustimmung des Vereinsmitglieds vorliegt oder wenn das für den Spielbetrieb (Nr. 7) üblich und notwendig ist.

Daten aus der Rechnungslegung und dem Zahlungsverkehr werden in der Finanzbuchhaltung und im EDV-System archiviert und nach 10 Jahren vernichtet.

Der TVB ist eine Abteilung der TG. Nur Mitglieder der TG können im TVB „Ordentliche Mitglieder“ werden oder sein.

Diese Datenschutz-Info ist auf der TVB-Homepage www.tvbiberach.de veröffentlicht und für alle einsehbar.

Für Beschwerden, ist eine Kontaktaufnahme an den TVB per E-Mail an: vorstand@tvbiberach.de und an den Vorstandsvorsitzenden der TG bzw. den Geschäftsführer der TG an: geschaeftsstelle@tg-biberach.de möglich.

2. Aufnahme von Mitgliedern

Es werden folgende Daten erhoben und in der beim TVB und der TG geführten Mitgliederliste aufgeführt: Name, Adresse, Geburtstag, Telefon, E-Mail, Kontoinhaber und IBAN.

Nachweise, die nach der Beitragsordnung zur Beitragsreduzierung erforderlich sind: - Nachweispflicht für Ehepaar, Lebensgemeinschaft,

- Nachweispflicht für: Schüler, Studenten, Auszubildende, jeweils bis 25 Jahre.

- Nachweispflicht für Familienmitglieder bis 18 Jahre

Vereinsnummer: VR 640 354 AG Ulm, Steuer Nr. 54002 /11690

Tennisverein Biberach Hühnerfeld e.V. (TVB), Hermann-Volz-Str.68, 88400 Biberach in der Turngemeinde Biberach 1847 e.V. (TG), Adenauerallee 11, 88400 Biberach

- bestehende TG Mitgliedschaft.

Damit Kinder unter 14 Jahren für Wettbewerbe spielberechtigt sein können, stimmt ein Sorgeberechtigter (m/w) im Aufnahmeantrag zu, dass die dafür notwendigen Daten an den WTB gemeldet werden.

Zeitmitglieder beantragen die Aufnahme als „ordentliches Mitglied“ im Verein obligatorisch, falls nicht bis 31.12. des laufenden Jahres dem TVB die „Zeitmitgliedschaft“ schriftlich gekündigt wird.

Die Daten der Mitglieder werden in die Mitgliederliste des TVB und der TG aufgenommen und dort wieder gelöscht sobald eine schriftliche Kündigung erfolgt und zum Ende des Jahres rechtskräftig wird.

3. Teilnahme an Ferienkursen

Die persönlichen Daten wie Name, Geburtsdatum, Spielstärke, Adresse, IBAN sind für die Einteilung der Teilnehmer in Gruppen und den Beitragseinzug erforderlich.

Die persönlichen Daten der Kursteilnehmer werden nicht in der Mitgliederliste erfasst und nur in den Rechnungsunterlagen aufbewahrt.

4. Daten von Mitarbeitern (m/w) und wichtige Rechnungsakten

Daten von Mitarbeitern (m/w) werden erfasst und gespeichert, soweit dies für Arbeitsverträge, Auszahlungen und Meldungen an das Sozialversicherungssystem erforderlich ist.

Personalunterlagen und wichtige Rechnungsunterlagen wie Abschlussakten, Inventarlisten, Steuererklärungen, werden im Archivraum verschlossen aufbewahrt und nach 10 Jahren sorgfältig vernichtet.

Dies gilt auch für Mitgliederlisten der einzelnen Jahre, um z.B. eine neue Zeitmitgliedschaft prüfe zu können.

5. Verwendung der Daten

Die Daten der Mitglieder (m/w) in Nr. 2, werden in einer Mitgliederliste aufgenommen, die der Vorstand des TVB und die Geschäftsstelle der TG führen.

Auf diese Mitgliederliste haben der 1. Vorstandsvorsitzender, der Schatzmeister, die Sportwartin (m/w) und die Jugendsportwartin (m/w) für ihre Zwecke Einsicht.

Die TG verwendet diese Daten für den Beitragseinzug.

Daten über Zahl und Struktur der Mitglieder (keine persönlichen Daten) werden zur Antragstellung von Zuschüssen (z.B. Jugendförderung) bei der Kommune oder bei den Verbänden verwendet.

Vereinsnummer: VR 640 354 AG Ulm, Steuer Nr. 54002 /11690

Tennisverein Biberach Hühnerfeld e.V. (TVB), Hermann-Volz-Str.68, 88400 Biberach in der Turngemeinde Biberach 1847 e.V. (TG), Adenauerallee 11, 88400 Biberach

Bei Kündigung der Mitgliedschaft, werden die Daten aus der Mitgliederdatei gelöscht. Die Löschung erfolgt zum Ende des laufenden Kalenderjahres.

Wir führen ein Journal über die Verarbeitungstätigkeiten, die wir immer wieder machen müssen (Art. 30 DS-GVO), wie Beitragseinzug, Zahlung von Vergütungen und SV-Meldungen von Mitarbeitern (m/w).

6. Lastschriften und Überweisungen

Bei Fälligkeit von Beiträgen im März werden von der TG die TVB-Mitgliederbeiträge per Lastschrift eingezogen, die auf dem Bankkonto des TVB eingehen.

Mitgliederbeiträge und Beiträge für Kurse, Training usw., die während des Jahres fällig sind, werden vom Schatzmeister des TVB per Lastschrift eingezogen.

Alle Zahlungen werden vom Schatzmeister durchgeführt und in der Finanzbuchhaltung nachgewiesen.

Diese Daten werden mit Hilfe eines EDV-Verfahrens und dem priv. PC des Schatzmeisters verwendet, um Lastschriften oder Überweisungen zu erledigen.

7. Daten für den Spielbetrieb, Verwendung und Weitergabe.

Wenn Vereinsmitglieder in einer Mannschaft spielen wollen, meldet die Sportwartin (m/w) bzw. Jugendwartin (m/w) des TVB die für den Spielbetrieb erforderlichen Daten an den WTB.

Dafür werden Name, Vorname, Geburtstag, Nationalität und ggf. Spielstärke der Spieler (m/w) mitgeteilt.

Die Mannschaftsführer bekommen zur Organisation der Spiele die Spielerliste mit Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern.

Die Zustimmung der Vereinsmitglieder zur Weitergabe der erforderlichen Daten für den Spielbetrieb erfolgt mit der Zustimmung zur Nominierung als Spieler (m/w) in einer Mannschaft, die an Wettkämpfen teilnimmt.

Die für den Spielbetrieb relevanten Daten der beteiligen Spieler (m/w) sind auf der Homepage des WTB einzusehen. .

Das gleiche gilt entsprechend, wenn Tennis-Spiele von einem anderen Organisator organisiert werden.

Für Kinder unter 14 Jahren, erteilt ein Sorgeberichtigter (m/w) bei der Aufnahme die Zustimmung für die Meldung der Daten an den WTB, damit eine Spielberechtigung erreicht wird.

Für das Jugendtraining verwendet die Jugendsportwartin (m/w) Daten, um Alters- und Leistungsgruppen zu organisieren.

Vereinsnummer: VR 640 354 AG Ulm, Steuer Nr. 54002 /11690

Tennisverein Biberach Hühnerfeld e.V. (TVB), Hermann-Volz-Str.68, 88400 Biberach in der Turngemeinde Biberach 1847 e.V. (TG), Adenauerallee 11, 88400 Biberach

Der Spielplan der Gruppen wird den Teilnehmern / Sorgeberechtigten per E-Mail und den Trainern übergeben.

Für die Durchführung des Jugendtrainings bekommen die zuständigen Trainer Namen, Telefon Nr. und ev. die Spielstärke der Teilnehmer (m/w).

Daten werden von den Trainern nicht weitergegeben. Anschreiben an mehrere Eltern per E-Mail, werden so versendet, dass nur eine E-Mail-Adresse sichtbar ist.

Die vom Kreisjugendamt Biberach für die Kinder- und Jugendarbeit verlangten. „erweiterten Führungszeugnisse“ der Trainer (m/w) werden von der Jugendsportwartin (m/w) überwacht und nach 10 Jahren sorgfältig vernichtet.

Für die Anmietung des Hallenplatzes Nr. 4 in der WTB-Halle, werden von der Verwalterin (m/w) des TVB nur Daten zur Abwicklung der Vermietungen erhoben; eine Weitergabe der Daten erfolgt nicht.

Bei der Anmietung von Einzelstunden, werden Namen und Telefon Nr. von Mietern erfasst. Die Miete für Einzelstunden werden von „Nicht-Mitgliedern“ meistens in bar an die Verwalterin (m/w) gezahlt.

Bei Mitgliedern des TVB werden die Mieten und Abos per Lastschrift erhoben; dazu werden die Daten aus der Mitgliederliste verwendet.

Für die Abos von „Nichtmitgliedern“ werden zur Rechnungsstellung Name und Adresse erfragt und zur Überwachung und Rechnungslegung erfasst.

Die Daten werden wegen möglichen Reklamationen und für die Rechnungslegung des TVB archiviert und nach etwa 10 Jahren vernichtet.

(Stand 23.4.18)

Vereinsnummer: VR 640 354 AG Ulm, Steuer Nr. 54002 /11690